Employee Experience: ce poate deconta compania și când sunt cheltuielile deductibile
De la wellbeing și masaj la birou până la psihoterapie și team building, companiile investesc tot mai mult în experiența angajaților. Dar când pot fi aceste cheltuieli deductibile și ce contează din punct de vedere fiscal?
Ți-ai trimis echipa în team building, ai adus masajul direct la birou, ai organizat un workshop, ai oferit câteva ședințe de psihoterapie sau ai transformat o zi obișnuită de lucru într-o experiență pe care oamenii chiar și-o amintesc. Echipa este încântată, HR-ul primește feedback bun, iar atmosfera din companie pare să fi câștigat câteva puncte.
Apoi ajunge factura la contabilitate.
Și aici începe partea mai puțin instagramabilă a poveștii: poate compania să deducă aceste cheltuieli?
Răspunsul scurt este da, în anumite situații. Răspunsul corect este însă mai nuanțat: nu există în legislația fiscală o formulă universală de tipul „employee experience = X lei deductibili pentru fiecare angajat”. Contează natura serviciului, motivul pentru care compania îl achiziționează, modul în care este acordat și, foarte important, felul în care poate fi justificat.
Nu toate experiențele angajaților sunt egale fiscal
Employee experience a devenit un teritoriu mult mai larg decât clasicele beneficii. Astăzi putem vorbi despre programe de corporate wellness, servicii de sănătate și prevenție, activități pentru echipe, evenimente interne, workshopuri, servicii oferite chiar la locul de muncă sau alte soluții care fac viața profesională mai bună.
Fiscal însă, două servicii care pentru angajat pot părea asemănătoare pot avea tratamente diferite.
Regula generală din Codul fiscal spune că, pentru determinarea rezultatului fiscal, sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice. De aici începe analiza: de ce a suportat compania respectiva cheltuială și ce legătură are aceasta cu activitatea sa?
Un team building organizat pentru dezvoltarea colaborării unei echipe nu trebuie privit fiscal în același mod ca o simplă petrecere. La fel, un program structurat de prevenție sau o intervenție organizată la locul de muncă trebuie analizate în funcție de scopul și contextul lor, nu doar după denumirea de pe factură.
Regula de 5% există, dar nu este un „buget de wellbeing”
Codul fiscal prevede și categoria cheltuielilor sociale, deductibile limitat la până la 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului, la data la care am scris acest articol.
În această categorie sunt enumerate mai multe tipuri de cheltuieli, iar legislația permite inclusiv „alte cheltuieli cu caracter social” dacă acestea sunt efectuate în baza contractului colectiv de muncă sau a unui regulament intern.
Să luăm un exemplu simplificat. O companie are cheltuieli salariale anuale de 2.000.000 de lei. Plafonul fiscal pentru categoria cheltuielilor sociale este de până la 100.000 de lei. Asta nu înseamnă că HR-ul primește automat un card imaginar de 100.000 de lei pe care scrie „massage & fun”.
Dacă firma organizează, de exemplu, un program recurent de chair massage la birou, trebuie stabilită încadrarea fiscală potrivită situației concrete. Faptul că programul este apreciat de angajați nu este, singur, un argument fiscal. Dar nici faptul că se numește „masaj” nu îl face automat nedeductibil.
Documentația poate face diferența
Aici apare probabil cea mai utilă lecție pentru HR: experiența trebuie gândită împreună cu documentația.
De ce organizează compania programul? Cui îi este destinat? Este prevăzut în politicile interne? Urmărește recuperarea, prevenția, colaborarea, dezvoltarea echipei sau pur și simplu divertismentul? Există un program, participanți, obiective și documente care arată ce s-a întâmplat în realitate?
Nu sunt întrebări pur birocratice.
În controale fiscale au existat situații în care autoritățile au contestat deductibilitatea unor cheltuieli pentru activități destinate angajaților tocmai pentru că societatea nu a demonstrat suficient legătura dintre achiziție și activitatea economică. Jurisprudența arată însă și reversul: au existat situații în care cheltuielile pentru instruirea salariaților și dezvoltarea spiritului de echipă au fost recunoscute drept deductibile, fiind considerate legate de rezultatele muncii în echipă.
Cu alte cuvinte, nu trebuie să ne sperie cuvântul „ANAF”. Trebuie să ne intereseze cuvântul „justificare”.
Team buildingul este un exemplu foarte bun
Discuția este atât de actuală încât tratamentul TVA pentru team building a ajuns recent în dialogul dintre Camera Consultanților Fiscali și Ministerul Finanțelor.
Camera Consultanților Fiscali a susținut că un team building realizat în interesul activității economice poate reprezenta un instrument pentru îmbunătățirea performanței angajaților, beneficiul personal al acestora fiind secundar scopului companiei. În martie 2026, CCF a publicat și răspunsul primit de la Ministerul Finanțelor privind exercitarea dreptului de deducere a TVA pentru achiziții direct legate de organizarea unui asemenea eveniment.
Este exact motivul pentru care eticheta pusă unei activități nu rezolvă singură problema fiscală. Un „team building” poate fi o intervenție organizațională reală sau poate fi, practic, un weekend de distracție plătit de companie. Sub aceeași denumire pot exista două realități foarte diferite.
De la wellbeing la experiența completă a angajatului
Aceeași logică devine relevantă pe măsură ce companiile investesc în mai multe tipuri de experiențe: chair massage și programe de prevenție, psihoterapie, activități sportive, workshopuri, evenimente, dezvoltare personală sau servicii care fac locul de muncă mai confortabil și mai funcțional.
Nu toate trebuie înghesuite în sertarul „wellbeing”.
Unele țin de sănătate și stare de bine, altele de experiența angajaților, de cultura organizațională sau de serviciile oferite la locul de muncă. Iar această diferență nu este doar semantică: scopul real al unei achiziții poate deveni relevant inclusiv atunci când compania trebuie să explice tratamentul fiscal aplicat.
O experiență bună începe înainte de factură
Pentru HR și management, concluzia nu ar trebui să fie „mai bine nu facem nimic, ca să nu avem probleme”. Dimpotrivă.
O companie poate investi în experiența oamenilor săi, însă este mult mai sănătos ca HR-ul, financiarul și contabilitatea să stabilească de la început ce cumpără, în ce scop, cum va fi acordat și cum va fi documentat.
Regulamentul intern, politica de beneficii sau de employee experience, contractele cu furnizorii, descrierea programului și documentele privind implementarea pot conta mai mult decât pare la prima vedere.
Iar atunci când există dubii privind încadrarea unui serviciu, tratamentul concret ar trebui validat de specialistul fiscal sau contabil al companiei înainte de implementare.
Pentru că experiența angajaților nu trebuie să se termine atunci când factura ajunge la contabilitate. Ideal este ca oamenii să rămână cu experiența, compania cu rezultatul, iar contabilul cu documentele potrivite.